pengalaman ikutan sok sibuk seminaran

oke hari sabtu saya sok2 ikutan jadi volentir ngurusin seminaran, itu seminar ada 4 plus 2 workshop, dari jam 10 sampe jam 5, kebetulan saya itu bagian ngurusin sertifikat, awal nya sertifikat itu udah ada data nya, tinggal di print dan di tanda tangan saat itu juga, namun ternyata ada kendala, dan saat pembagian sertifikat mulai menjadi puncak nya, lalu apa kendala dan kesalahan yang terjadi

paling utama kendala data, jelas lah, segitu banyak kegiatan dalam satu hari, dan banyak data perserta yang harus di olah, membuat tinkat validasi data menjadi lebih kecil, menurut saya sih ini karena terlalu banyak data yang di olah, dan data sumber yang juga validasi nya belum seratus persen, dan pas hari H nya pun masih banyak data lagi yang berubah, wew otomati banyak sekali data yang akhir nya carut marut pas pencetakan dan pada saat pembagian,

yang kedua kendala, keuangan, pada saat pencetakan masih aja ada kendala kertas concrate nya kurang, dan harus beli lagi, kok bisa sih? ya ga tau, kata nya sih dana nya kurang jadi semua nya di beli secara ngepas,hmm….. padahal kalau di pikir-pikir mereka masih ada dana untuk sovenir dan pemberian materi menggunakan cd, tapi kenapa mereka tidak menyisihkan dana booklet nya untuk keperluan sertifikat? ini sih yang menurut saya kesalahan ke dua, oke berhubung seminar itu berhubungan erat dengan pelayanan, maka tolak ukur nya para peserta seminar, sebetul nya apa sih yang di inginkan para peserta seminar ikut seminar sampe mereka tidak sayang mengluarkan duit sebesar itu?

kalo menurut saya, yang di incar para peserta seminar untuk ikut seminar itu ada 2 faktor, yang utama adalah ilmu pada saat seminar dan yang ke dua adalah sertifikat nya itu sendiri, untuk ilmu para peserta otomatis mendapatkan nya pada saat seminar dan mencatat yang di bicarakan pada catatan nya masing2, jadi 80% ilmu yang di dapat dari seminar sudah di dapat tampa melalui materi yang di berikan kepada mereka berupa cd atau fotokopian, itu hanya tambahan untuk mengexplore lbh jauh darihasil materi yang di gunakan, lalu yang paling di inginkan para peserta yang lain adalah sertifikat!! yah otomatis sertifikat yang paling di cari oleh para peserta seminar, mereka pasti lebih marah bila tidak menerima sertifikat di banding bila mereka tidak mendapatkan materi atopun snack yang seharus nya di dapat, dan menurut pengalaman saya 50% yang di incar para peserta saat seminar adalah sertifikat, bagi para karyawan itu merupakan modal dia untuk menaikan pangkat atau pun sarat dari kantor nya,sehingga membutuhkan bukti sesegera mungkin, untuk para pengangguran ataupun mahasiswa yang ingin lulus, dia butuh sertifikat untuk memperindah cv nya agar di terima di perusahaan yang di incar nya, jadi sertifikat merupakan inti terpenting ke dua setelah ilmu, tapi kadang para penyelenggara kurang memperhatikan nya, mereka fokus kepada bagaimana mencari peserta sebanyak2 nya dan sibuk mengurusi pelengkap seminar(snack,sovenir,ruangan,dll) akhir nya baik dana maupun perhatian terhadap sertifikat di pangkas.

yang ketiga kendala nya adalah pada tanda tangan, logikanya gini, saat tanda tangan otomati sertifikat harus sudah di cetak, namun untuk cetak otomatis data harus udah valid dan fix, dan data valid pada saat peserta mentanda tangani buku kehadiran, lalu kapan tanda tanda tangan nya? sedangkan tahap pertama untuk sertifikat adalah data yang valid,dan data yang valid baru tersedia saat seminar di mulai? berati pencetakan,tanda tangan dan lain2 di lakukan pada range antara peserta masuk seminar hingga seminar selesai, apakah mungkin??

dan kendala yang keempat adalah saat pembagian, dari 4seminar 2 workshop, pembagian sertifikat di jadikan dalam satu waktu, otomati akan membeludak dan riweh nya uda kaya minta gakin di kelurahan,, rame rieweh dan akhir nya human eror pun makin tinggi lagi,

okeh berkaca pada seminar2 yang pernah saya ikuti di kampus, saya tidak pernah mengalami semerawut nya sertifikat sampe tidak dapat hari itu juga, walaupun salah nama, saya cukup menunggu setengah jam dan sertifikat untuk saya langsung, semua tertib, semua berjalan lancar, lalu apa rahasia nya? saya juga ga tau apa rahasianya, tapi yang pasti seminar di kampus ku mungkin sudah tersistem dengan baik dan mungkin sudah di dukung fasilitas nya juga, tapi walaupun saya gag tau, tapi dengan ilmu sok tau saya kira2 gini solusi nya.

secara teknis :

  1. beberapa hari sebelum seminar di buat, template seminar harus sudah di cetak, tampa memberikan data, jadi seperti template sertifikat tampa data, karena data sendiri mencapai titik valid pada saat seminar atau hari H, dan perhitungan banyak nya template yang di cetak seperti ini:
    kapasitas max peserta seminar + ((eror tolerance%)x kapasitas max peserta seminar) = jumlah ideal template yang di cetak
    NOTE : kapasitas maksimal untuk mempersiapkan bila ternyata pada hari H banyak pendaftar on the spot yang akhir nya mencapai batas maximal peserta, dan persentasi eror tolerance adalah estimasi kita bila saat pencetakan mendapatkan masalah, dan menurut saya anka yang ideal untuk eror tolerance adalah 20% jadi kita menambahkan pencetakan sebesar 20% untuk mengantisipasi kesalahan, 10% pertama untuk antisipasi kesalahan data(salah huruf, pindah seminar, dsj) dan 10% berikut nya untuk estimasi kesalahan yang bersifat teknis (paper jam, human erorr,dsj) jadi contoh perhitungan nya adalah “300 x (20%x300) = 360”
  2. range antara hari selsesai pencetakan dan hari H di manfaatkan untuk meminta tanda tangan yang berwenang, beri mereka waktu untuk mentandatangani sertifikat sertifikat tersebut, untuk jaga2 bila mereka ternyata butuh waktu lebih sehari untuk mentanda tangani semua template sertifikat tersebut.
  3. pada saat hari H, yang bertugas untuk mencetak sertifikat harus dapat berkordinasi dengan baik dengan para pencatat absensi seminar,tugas pencetak seminar adalah mencetak/melengkapi template yang seblum nya sudah di cetak dan di tanda tangani sebelum nya, karena itu para pencetak sertifikat membutuhkan data yang valid secara online/up2date saat itu juga. dan menurut saya untuk menjaga validitas data dan koordinasi yang cepat ada baik nya para petugas absensi berada dekat dengan pintu masuk seminar, dan tempat mencetak seminar berada dekat dengan petugas absensi, dan hal ini juga mempermudah para petugas buku tamu saat membagikan, pada saat membagikan bila ada salah huruf tinggal ke tempat mencetak sertifikat.
  4. kebiasaan para peserta yang aga sulit di atur, membuat pembagian sertifikat seperti di pasar, rame dan banyak masalah, mukin ada baik nya di buat sedikit aturan, baik untuk mengantri, ato tempat pembagian sertifikat yang di bagi menjadi beberapa bagian, (berdasarkan seminar, ato pun alfabeth) sehingga saat pembagian bisa di layani lbh cepat, sistematis, dan teratur

secara resource :

  1. tambah kan sedikit dana untuk memastikan pencetakan sertifikat tampa kendala.
  2. sediakan orang yang khusus bertugas untuk mencetak sertifikat, jumlah petugas dan alat cetak di sesuaikan dengan jumlah estimasi yang akan di cetak
  3. ada baik nya petugas pencatat atau pencetak sertifikat merupakan petugas yang bertanggung jawab sebagai marketing, karena walau bagaimanapun mereka yang lebih tau mengenai data para peserta, mereka yang sebelum nya mencari peserta,sehingga pada hari h, mereka tinggal meneruskan tugas mereka sampai habis. ada nya petugas mareketing pada proses pencetakan juga bertujuan untuk mepercepat respon bila terjadi kesalahan

ya kira kira begitulah solusi dengan teknik sok tau yang saya punya hehehe.. tapi menurut saya pengalaman menarik bisa ikutan sok sibuk ngurus seminaran,hehhehehe…. semangat ya!! semoga seminar berikut nya bisa lebih baik,, dan tidak menyisakan pekerjaan yang tidak perlu se usai seminar,,, amin…

sedikit kenang2an,, kata org2 susah liat suami ny kasandra, jadi pas di sana saya rekam deh, sekalian ngerekam org yg lagi clingak clinguk bingung abis di omelin kasandra, tp sayang nya saya ga sempet rekam pas dia di omeling,,,hwhwhhwhwhwhw cekidot yo

gimana? uda pegel belum pala nya??

kalo uda berarti tujuan saya ud tercapai, saya sengaja ga rotate vidio nya dengan maksud biar yang penasaran sedikit berkorban,, kalo pegel2 bukan tanggung jawab saya ya…

2 Comments (+add yours?)

  1. realrin
    Jul 24, 2010 @ 16:18:01

    wew sotooy,, bukan krg uang beli concorde.. tp salah beli bang,, woooo… mestinya yg 160grm,,tp mlh beli yg 100grm..

    tp emg data agak pusing krn pesertanya itu sendiri.. ckckckck

    Reply

    • blumontego
      Jul 24, 2010 @ 16:41:11

      data emg gitu,, coba aj pke cara aku,,, soalnya pada kenyataanya data sendiri baru valid pas seminar di mulai,, soalnya dr cerita km am eja yg selalu bermasalah d sertifikat, menurut ak selalu d masalah data,,, dan tadi data segitu banyak, kemungkinan nya kecil baget gada masalah,,, dan ak yakin data exel yg km pegang jg ga akurat/lenkap sampe hari h -1

      Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

NUJABES – IMAJINARY

%d bloggers like this: